Au sein d’une entreprise, l’assemblée générale est obligatoire afin de donner aux actionnaires et aux associés la possibilité de se réunir et de voter. Cependant, avec l’épidémie de Covid-19, il n’est pas toujours possible d’en organiser. Dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire qui se rapporte à l’épidémie de Covid-19, une ordonnance a été adoptée afin d’assouplir provisoirement les conditions de participation à distance. Ainsi, il est possible d’opter pour la mise en place d’un vote électronique en assemblée générale. D’une part, cette solution répond aux situations de crises, et d’autre part à l’incapacité pour certains associés ou actionnaires de se déplacer. Grâce au vote électronique, l’organisation d’une assemblée générale est rendue plus souple.

Durant une assemblée générale, les membres doivent procéder à un vote afin de prendre des décisions relatives à la vie de l’entreprise. Les statuts doivent prévoir la possibilité d’organiser une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire avec visioconférence et vote électronique. Dans le cas contraire, elle sera contestée. Par contre, dans les SARL, l’organisation d’une assemblée générale pour l’approbation des documents comptables est interdite par la loi. À l’issue d’une assemblée générale suivie d’un vote électronique, la rédaction d’un procès-verbal est de mise. Celui-ci reprend les résolutions ainsi que les échanges qui ont été adoptés. Par ailleurs, le procès-verbal devra mentionner tous les incidents techniques qui se sont produits lors de l’assemblée générale.

Dans le cadre d’une assemblée générale dématérialisée, les membres peuvent exercer leur droit de vote de diverses manières. Cependant, pour être valides, ces méthodes doivent être fixées par les statuts de la société ou son dirigeant. Ainsi, il peut s’agir d’un vote par téléphone, par visioconférence ou par le biais d’une solution de vote en ligne. Il faut noter que les conditions d’exercice du vote électronique en assemblée générale sont assez simples. Cependant, avant d’opter pour une telle pratique, toute entreprise doit se demander si celle-ci présente réellement des avantages pour ses actionnaires, ses associés et l’entreprise elle-même.

Pour l’organisation d’une assemblée générale avec vote électronique, plusieurs solutions sont envisageables. En effet, les plateformes spécialisées sont aujourd’hui nombreuses à proposer une solution de vote en ligne sécurisée. Attractifs, ces outils permettent de gagner du temps et de garantir une plus grande efficacité. Ils évitent par exemple de compter les mains levées ou de faire un dépouillement. Concrètement, chaque membre reçoit un boîtier de vote permettant d’obtenir une preuve nominative de la contribution de chaque associé et actionnaire. Si nécessaire, il est aussi possible d’activer le vote en mode secret. Avec le vote électronique en assemblée générale, les majorités et/ou le quorum sont calculés de manière automatique. Ces solutions se révèlent être très pratiques et très utiles pour le vote en assemblée générale, mais il faut tout de même se tourner vers des outils qui ont déjà fait leurs preuves. En effet, pour éviter toute contestation de la validité du scrutin en ligne en assemblée générale, il est essentiel d’utiliser ces nouveaux outils avec précaution.