L’organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration fait partie des obligations d’une association. La plupart du temps, ce genre de réunion se déroule au début de l’année scolaire ou calendaire. Or, avec la crise sanitaire, il n’est pas évident de mettre en place une réunion qui réunit de dizaines, voire des centaines de membres. Sans oublier que l’organisation d’un vote physique représente des risques pour leur santé. Dans ce cas, il est plus prudent de se tourner vers le vote en ligne des résolutions des membres de l’association.

Il existe un certain nombre de résolutions qui doivent être votés par l’ensemble des membres d’une association. On parle notamment de l’élection de nouveaux membres du bureau ou celui du Conseil d’Administration. Il y a aussi l’adoption du rapport moral et financier, ou encore l’adoption du calendrier d’activité. De nos jours, il est tout à fait possible d’opter pour le vote électronique de ces résolutions. Il est vrai que ce genre de scrutin est désormais plus facile à organiser par rapport à un vote classique papier. En d’autres termes, vous avez besoin de manipuler moins de matériel et de papier pour organiser votre scrutin. D’autre part, la simplicité constitue un autre atout du vote par Internet. Effectivement, chaque électeur va recevoir individuellement son identifiant et son code d’accès. Et en utilisant un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable, il peut facilement accéder à la plateforme de vote et exprimer sa voix.

Par ailleurs, le vote électronique réduit les interventions humaines au minimum. D’ailleurs, les risques d’erreurs des machines sont négligeables par rapport à ceux des hommes. On peut donc dire que le vote par Internet des résolutions est plus fiable par rapport au processus de vote traditionnel. De plus, le scrutin virtuel offre généralement un niveau de sécurité élevé. Il est vrai que les fournisseurs de ces solutions utilisent généralement des protocoles et des dispositifs de sécurisation efficaces afin d’éviter toute intrusion dans le système par exemple. Pour avoir une idée des précautions prises par le prestataire, on peut citer notamment l’envoi à chaque votant de son identifiant et de son code d’accès par des moyens différents. Ainsi, l’un pourra être acheminé par courrier tandis que l’autre parviendra à son destinataire par mail ou SMS.

Il apparaît donc primordial de bien choisir la plateforme qui va se charger de l’organisation des résolutions d’une association. Il existe d’ailleurs aujourd’hui des plateformes qui sont spécifiquement conçues pour les votes des AG, des comités, des conseils et des Boards. Certaines d’entre elles proposent même des fonctionnalités intéressantes comme la production de documents juridiques, la création d’espaces pour les actionnaires, l’envoi des convocations par courriel, etc. De même, ces portails s’engagent généralement dans une politique RSE audacieuse où l’utilisation de papier est prohibée. Cela vous permet de rehausser voter image auprès du public et également auprès des membres de votre association, des salariés de votre entreprise, de vos clients, de vos fournisseurs, de vos partenaires, etc. Sans oublier qu’ils mettent en avant un certain nombre de procédés de sécurisation de vote. Bien entendu, cela dépend essentiellement de la sensibilité du scrutin et de l’importance des décisions à prendre. De la sorte, les spécialistes du portail de vote électronique peuvent vous proposer un hébergement dédié, un double authentification, le respect des recommandations de la CNIL 2019, etc.